Les techniques bureautiques et commerciales

Maîtriser les outils de bureautique et de communication, l'orthographe et la grammaire, ou encore faire preuve d'une aisance et de compétences rédactionnelles sont des qualités essentielles de l'assistant commercial. Mais les compétences en secrétariat ne suffisent plus. De vraies connaissances en techniques commerciales sont nécessaires pour prendre des responsabilités.

Le sens du relationnel

L'assistant commercial travaille en permanence au contact de différents interlocuteurs. Face à son équipe ou à des clients, il doit savoir être à l'écoute, synthétiser et transmettre une information, s'exprimer clairement, être diplomate, argumenter, négocier, gérer les conflits et les litiges. Le goût du contact et le sens du service sont donc primordiaux.

L'atout des langues

Dans les entreprises amenées à traiter avec des clients étrangers, la maîtrise d'une langue étrangère, l'anglais le plus souvent, se révèle indispensable. La pratique d'au moins 2 langues étrangères est même exigée pour le métier d'assistant commercial export.

Un métier de contacts

Bien que ce métier s'exerce principalement dans un bureau, avec des horaires de travail relativement réguliers, les échanges relationnels sont au coeur de l'activité et extrêmement diversifiés. Commerciaux, direction, clients, chefs d'entreprise... l'assistant commercial est là pour faciliter la communication entre ces différents interlocuteurs.

Devant un ordinateur

L'assistant commercial travaille quotidiennement sur son ordinateur. Il utilise divers logiciels de messagerie, traitement de texte, tableur, ou encore des logiciels de gestion commerciale pour gérer des bases de données et réaliser des tableaux de bord (statistiques commerciales).

Plus ou moins d'autonomie

Bien que la part des tâches purement administratives ait tendance à régresser au profit d'un plus haut niveau de responsabilités, le degré d'autonomie de l'assistant commercial varie cependant d'une entreprise à l'autre. Certains managers le considèrent comme un véritable bras droit, le convient aux réunions et lui proposent même parfois d'aller sur le terrain, mais ce n'est pas le cas de tous.

Des tâches de secrétariat

L'assistant commercial assure le suivi des clients et de leur dossier. Ses tâches rejoignent celles du secrétariat : il rédige et envoie les devis, réceptionne et traite les factures, transmet des informations sur les coûts et les délais (par téléphone, courrier ou courriel), met à jour la base de données clients, actualise les tableaux de statistiques de ventes, etc.

(Re)présenter l'entreprise

En contact permanent avec l'extérieur, l'assistant commercial joue un rôle d'intermédiaire entre son entreprise et le client. Il répond à l'ensemble des demandes qui parviennent au service et doit être capable de présenter à un client l'activité de la société et les services dont celui-ci peut bénéficier. En un mot, il sait " vendre " son entreprise.

Des missions qui évoluent

Selon l'entreprise dans laquelle il travaille, ses missions peuvent évoluer. On peut lui demander de participer activement aux dossiers en assurant la gestion du temps d'un ou plusieurs responsables hiérarchiques (prise de rendez-vous, organisation des déplacements et des opérations sur le terrain, préparation des réunions, etc.), en mettant à jour les dossiers avant les visites aux clients, voire en préparant et en défendant les offres commerciales auprès de ces derniers.

Accès

On peut encore tenter sa chance avec le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités mais la tendance est à une élévation du niveau de formation : un bac + 2 d'assistant ou un bac + 2 commerciale est désormais exigé dans la plupart des cas.

Les licences de LEA (langues étrangères appliquées) ou sciences économiques, complétées par une rapide formation en secrétariat, sont appréciées. Le diplôme bac + 3 d'une école de commerce permet d'évoluer vers un poste purement commercial.

Niveau bac

bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités

Niveau bac + 2

BTS gestion de la PME

BTS support à l'action managériale

BTS Management commercial opérationnel

Niveau bac + 3

BUT Gestion administrative et commerciale des organisations

BUT Techniques de commercialisation

Débrouillard et communicant

Aucune journée de travail ne ressemblant à la précédente, l'assistant de gestion doit constamment s'adapter à de nouvelles situations. Débrouillardise et capacité d'initiative sont donc essentielles. La facette commerciale du métier exige également un bon contact. Sans oublier la discrétion dont doit faire preuve ce proche collaborateur d'un chef d'entreprise.

Pluricompétent

À la fois comptable, commercial, secrétaire, gestionnaire de paye... l'assistant de gestion a plusieurs cordes à son arc. Il a reçu une formation pluridisciplinaire le préparant à ces différentes activités. Mais il doit également faire preuve d'une bonne organisation pour passer d'une casquette à l'autre sans anicroche, et jongler entre plusieurs activités.

Proche du pouvoir

L'assistant de gestion est le principal interlocuteur du dirigeant de la PME où il exerce. Il l'informe au quotidien des problèmes de gestion. Ils discutent ensemble des marges et des résultats, des contrats en cours, des recrutements...

De l'ordinateur aux rendez-vous

Une grande part du métier repose sur la bureautique : réponse au téléphone, courrier, prise de rendez-vous, envoi de mailings, facturation... Mais l'assistant de gestion ne passe pas tout son temps devant l'ordinateur. Il accueille également les clients et les fournisseurs qui viennent lui présenter leurs produits, par exemple.

Une certaine souplesse

En tant que proche collaborateur du patron, l'assistant de gestion peut parfois voir ses horaires s'allonger pour des points en fin de journée, par exemple. Certains moments de l'année, en fonction de l'activité de l'entreprise, peuvent aussi être plus chargés que d'autres. Il lui faut donc s'adapter.

Un touche-à-tout

Réponse au téléphone, classement de dossiers, relance de factures : les activités de l'assistant de gestion changent d'une heure à l'autre. Très polyvalent, il peut débuter sa journée par une commande à un fournisseur, la poursuivre en préparant les déclarations de TVA et terminer par une prospection ou une relance téléphonique.

Sur tous les fronts

À la fois assistant de direction, commercial et comptable, il répond au courrier, contacte de futurs clients, édite les bulletins de salaire... Le côté ressources humaines ne lui échappe pas non plus. Au besoin, il prépare les plannings du personnel de l'entreprise et se transforme en credit manager quand il faut suivre les impayés. Il peut aussi se mettre dans la peau d'un acheteur pour comparer les tarifs des fournisseurs et les négocier.

Soutien de la direction

Bras droit du patron de sa PME, l'assistant de gestion veille au grain. Il tient la comptabilité à jour et l'analyse, à la recherche de tout ce qui peut être source de gain ou d'économie. Il joue ainsi un rôle d'alerte et de soutien au chef d'entreprise en attirant son attention sur d'éventuels problèmes ou opportunités pour l'entreprise.

Accès

Viser la pluridisciplinarité

De la bureautique, de la comptabilité, de la gestion administrative et commerciale... Ces compétences font partie du bagage de l'assistant de gestion. On les acquiert dans des formations de niveau bac + 2  et bac + 3 (BTS et BUT).

Le BTS gestion de la PME et le BTS comptabilité et gestion des organisations apportent une formation généraliste en gestion, avec une compétence plus pointue en comptabilité pour le second. On les prépare dans des classes de lycées, qui accueillent principalement des bacheliers STMG, mais aussi des bacheliers professionnels (15 à 20 %).

Le BUT gestion des entreprises et des administrations (GEA) et le BUT gestion administrative et commerciale des organisations (GACO) mais également le BUT carrières juridiques (CJ) sont préparés dans les IUT (instituts universitaires de technologie)

Quelques licences professionnelles (assistant de gestion administrative, assistant manager, assistant export, gestion de PME-PMI...)

Efficace et fiable

Organisé, méthodique, discret, courtois, autonome... le secrétaire cumule qualités et compétences. Il est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et l'accueil qu'il assure contribuent à la bonne image du service qui l'emploie.

Polyglotte

À l'écrit comme à l'oral, le secrétaire doit savoir s'exprimer avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue française ; dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est vraiment indispensable. Posséder une 3e langue peut même faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et de l'écriture rapide est évidemment nécessaire.

Disponible et adaptable

Malgré ses multiples occupations, le secrétaire sait toujours se rendre disponible... C'est encore plus important s'il est assistant de direction. Il doit savoir hiérarchiser les priorités et parer aux urgences : cela exige de sa part une grande capacité d'adaptation.

Dans toutes les entreprises

D'une entreprise du bâtiment au groupe pharmaceutique international, en passant par l'étude de notaire, le cabinet d'avocats, une PME commerciale, un lycée ou une direction ministérielle... les secrétaires sont présents dans une multitude d'environnements professionnels.

Parfois à distance

Certains secrétaires sont spécialisés dans le télétravail, et ne se trouvent pas physiquement dans l'entreprise pour laquelle ils répondent au téléphone. Ils sont alors rémunérés soit par une entreprise de télésecrétariat, soit par plusieurs entreprises, qui font appel à leurs services à distance.

Toujours à son bureau

Même si sa fonction a évolué, le secrétaire ne quitte pas beaucoup le champ restreint de son service ou de sa société. Ses principaux outils sont toujours l'ordinateur, le téléphone, le fax et la photocopieuse. Et, comme le secrétaire de direction est la seconde mémoire du dirigeant, il se doit souvent d'épouser le rythme de travail de ce dernier : un dossier urgent n'attend pas.

Toujours sur la brèche

Le secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par lui : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, il passe du classement de dossiers à la saisie de texte ou du budget.

La plaque tournante du service

L'informatisation des services a déchargé le secrétaire de nombreuses tâches basiques de bureautique. Il est par conséquent plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisateur, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.

Un métier aux 1000 postes

Le quotidien du secrétaire varie considérablement selon qu'il exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistant) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit alors de seconder un dirigeant ou un chef de service, en le déchargeant de tous les aspects administratifs.

Accès

Le bac techno STMG ou le bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités constitue la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau bac + 2 (BTS), bac + 3 (BUT, licence professionnelle, année de spécialisation). Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit sont très appréciées. Quelques CFA offrent une formation en alternance.

Niveau bac + 2

BTS support à l'action managériale ; gestion de la PME ; assistance technique d'ingénieur ; communication ; collaborateur juriste notarial

DEUST bureautique et communication multimédia ; assistant juridique

Niveau bac + 3

BUT gestion des entreprises et des administrations ; gestion administrative et commerciale des organisations ; carrières juridiques

Licence pro en marketing, communication, commerce, management, langues, droit, administration des entreprises...

autre établissement d'enseignement

IESCA

179 Avenue de Muret

31300

Toulouse

0561211319

http://www.iesca.fr

• Enseignement : privé hors contrat

• Durée de formation : 2 ans

• Rythme : temps plein

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• Début : 01/09/2023

• Fin : 30/06/2025